Quy trình tổ chức sự kiện khai trương văn phòng chuyên nghiệp
Việc tổ chức lễ khai trương thành công luôn tạo ấn tượng tốt đẹp, độc đáo, thu hút được nhiều sự quan tâm đến với văn phòng, doanh nghiệp. Đây là mấu chốt để doanh nghiệp của bạn phát triển thuận lợi. Vậy làm như thế nào để có một quy trình khai trương văn phòng chuẩn chỉnh nhất? Cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu qua bài viết này nhé
Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp
Xác định địa điểm, thời gian, quy mô tổ chức sự kiện khai trương
Trước hết, trong quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương văn phòng bạn cần xác định thời gian và lên danh sách số lượng khách mời tham dự. Để từ đó lựa chọn địa điểm phù hợp với yêu cầu của buổi lễ. Thông thường thì địa điểm tổ chức sự kiện khai trương thường tại văn phòng, cửa hàng. Điều lưu ý là bạn cần phải khảo sát chi tiết về địa điểm để chuẩn bị các thiết kế và thi công các hạng mục sao cho phù hợp và chỉnh chu nhất.
Lên ý tưởng/concept, chủ đề tổ chức sự kiện khai trương văn phòng
Trong bất kỳ sự kiện nào, khâu lên ý tưởng cũng là việc đóng vai trò trọng nhất. Sự độc đáo, sáng tạo sẽ tạo nên sự mới lạ và thu hút cho chương trình lễ khai trương. Và dĩ nhiên, một chương trình hấp dẫn sẽ mang đến sự quan tâm của các phương tiện truyền thông đại chúng, người xem và khách hàng tiềm năng. Nếu thành công hơn nữa sẽ tạo ra luồng gió mới đẩy thương hiệu bạn bay cao và xa hơn nữa. Mặc dù vậy, nhưng các ý tưởng cũng nên bám sát theo chủ đề đã được đặt ra xuyên suốt chương trình. Thông thường, chủ đề của chương trình sẽ được xây dựng trên các yếu tố như:
Địa điểm tổ chức chương trình
Văn hóa Doanh nghiệp
Ấn phẩm truyền thông
Loại hình Kinh Doanh
Hình thức phục vụ
Âm thanh, ánh sáng và các hiệu ứng khác, …
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương văn phòng mới
Khi đã có cho mình chủ đề, ý tưởng của buổi lễ khai trương. Điều cần làm tiếp theo là lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện. Tùy vào tính chất và yêu cầu sẽ có những bản kế hoạch chương trình phù hợp với ngân sách. Bản kế hoạch càng rõ ràng, chi tiết thì càng dễ thực hiện. Các hạng mục thiết kế, thời gian, nhân sự, trang thiết bị, … nên phân chia cụ thể, để nhân sự phụ trách tiện theo dõi và thực hiện chương trình.
Trao đổi với công ty tổ chức sự kiện khai trương văn phòng
Tổ chức sự kiện khai trương với quy mô lớn, tốt nhất bạn nên liên hệ công ty tổ chức sự kiện. Để được hỗ trợ tư vấn dịch vụ, để tìm cho mình một bên thực hiện chương trình chuyên nghiệp và uy tín. Các đơn vị tổ chức sự kiện cũng sẽ thay bạn làm việc với các bên cung cấp. Còn nếu chương trình bạn ở mức đơn giản, bạn cũng có thể chủ động liên hệ với các bên cung cấp thiết bị, cho thuê,..
Khung nội dung chương trình tổ chức sự kiện khai trương
Nội dung chương trình được viết sau quá trình trao đổi ý tưởng để tạo điểm nhấn, sự khác biệt cho chương trình. Trong kịch bản bao gồm các nội dung chính như:
Khai mạc
Tuyên bố lý do
Giới thiệu đại biểu
Đại diện phát biểu
Giới thiệu, trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ
Truyền thông cho sự kiện lễ khai trương
Ngoài quy trình tổ chức thì truyền thông là một trong những cách khiến danh tiếng của công ty, văn phòng bạn trở nên rộng rãi, góp phần tạo sự thành công cho buổi khai trương. Với sự phát triển như hiện nay, hoạt động truyền thông có thể triển khai đa dạng trên cả kênh online và offline.
Tổng kết, đánh giá sự kiện lễ khai trương văn phòng khi kết thúc
Cần tổng hợp lại các thông tin sau sự kiện sau khi chương trình diễn ra. Từ đó, dựa trên các mục tiêu đã thiết lập để đối chiếu và đánh giá hiệu quả của chương trình.
Những lưu ý khi tổ chức lễ khai trương văn phòng
Việt Nam và các nước phương Đông trong buổi lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ động thổ, … đều có đôi chút khác biệt so với các nước phương tây. Vì vậy bạn cần lưu ý một số điểm khi tiến hành tổ chức lễ khai trương:
Chọn ngày, giờ tốt tổ chức sự kiện khai trương văn phòng
Ngày và giờ khai trương rất quan trọng đến buổi lễ. Đó là lý do vì sao cần chọn được ngày giờ tốt để khai trương. Để biết ngày giờ tốt, phù hợp không, bạn có thể tra ngày tốt trên lịch vạn niên hoặc trên các trang lịch online bằng cách:
Bước 1: Tránh các ngày xấu bằng cách liệt kê các ngày không tốt trong tháng
Bước 2: Ngày không xung khắc với bản mệnh
Bước 3: Ngày có nhiều sao Đại Cát ( Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thái Dương, Thiên Ân, … là các sao tốt). Đặc biệt tránh các ngày có nhiều sao Hung.
Bước 4: Có phải ngày Hoàng đạo không, nhớ tránh ngày Hắc đạo để tốt nhất. Chọn xong ngày tốt rồi thì chọn thêm giờ Hoàng đạo để khởi sự.
Chuẩn bị mâm cúng khai trương
Hoa cúng lễ khai trương
Hoa cúng mang lại màu sắc cho mâm cúng Việt, thể hiện sự chỉnh chu, thiêng liêng trong mâm cúng. Có hai loại hoa thường được sử dụng trên mâm cúng là hoa cúc vàng – tượng trưng cho phúc lộc, sự hân hoan; hoa đồng tiền – tiền hay còn gọi là tài, mang đến tài lộc, may mắn trong việc kinh doanh.
Trên đây là những thông tin về một quy trình tổ chức sự kiện khai trương văn phòng mà Tuấn Việt Media muốn gửi tới bạn.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG TUẤN VIỆT
Địa chỉ: Số 2a ngõ 190 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
Hotline: 0985 444 859 / 0964 797 202
Website: https://sukientuanviet.com
Nhận xét
Đăng nhận xét